Wpływ zmiany terminu składania ofert na termin realizacji zamówienia

16 lutego 2019, Klaudia Woźniak,

Zagadnieniem wywołującym wiele problemów w relacjach zamawiających z wykonawcami jest wprowadzanie zmian w terminach związanych ze składaniem ofert lub też brak wprowadzania zmian w terminach realizacji zamówień. W niniejszym artykule wskażemy jakie wpływ może i powinna mieć zmiana przez Zamawiającego treści SIWZ na termin realizacji zamówienia.

Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy PZP: Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Przy czym przez przedmiot zamówienia rozumie się również termin realizacji zamówienia.

KIO w swoim orzecznictwie zwraca uwagę na to, że: Zamawiający musi brać pod uwagę wskazane w przepisie art. 29 ust. 1 ustawy PZP wymagania i okoliczności, mające wpływ na treść oferty wykonawcy i jego późniejsze zobowiązanie wynikające z zawartej umowy.

Obowiązkiem zamawiającego jest dokonanie takiego opisu przedmiotu zamówienia, w tym ustalenia terminu jego realizacji, który nie będzie prowadził do sytuacji, w której spełnienie przez wykonawcę świadczenia będzie, z przyczyn obiektywnych, niemożliwe.

Zamawiający musi więc brać pod uwagę zakres prac i czynności przewidzianych do wykonania w ramach zamówienia oraz rzeczywiste terminy na wykonanie tych czynności. 

Nie ulega wątpliwości, że Zamawiający może dokonywać modyfikacji SIWZ, również poprzez wydłużenie terminu składania ofert. Tym nie mniej modyfikacja terminu nie może doprowadzić do sytuacji, w której czas pozostały od zawarcia umowy do odbioru przedmiotu umowy jest niewystarczający na realizację zamówienia.

Izba zwróciła uwagę, że określenie w SIWZ terminów realizacji zamówienia stanowi jeden z istotnych elementów składających się na opis przedmiotu zamówienia. Również w tym zakresie wymagania zamawiającego muszą być adekwatne do potrzeb. W szczególności nie mogą być zbyt wysokie, gdyż postępowanie takie mogłoby utrudniać uczciwą konkurencję. Muszą być one zatem ustalone z jednej strony odpowiednio do własnych, obiektywnych i uzasadnionych potrzeb oraz celu danego postępowania. Natomiast z drugiej strony muszą brać pod uwagę uwarunkowania panujące na danym rynku i obiektywną możliwość realizacji danego zamówienia.

W związku z powyższym, należy przyjąć, że jeżeli Zamawiający dokonuje zmiany terminu składania ofert, to musi brać pod uwagę wpływ dokonanej modyfikacji na termin realizacji zamówienia. W przeciwnym razie może narazić się na zarzut określenia terminu zamówienia w sposób utrudniający uczciwą konkurencję oraz w sposób sprzeczny z zasadą swobody umów z art. 353¹ KC. 

Podsumowując, jeżeli po zmianie terminu składania ofert obiektywnie nie jest możliwe zrealizowanie zamówienia w pierwotnie ustalonym terminie należy przedłużyć go o czas wynikający z różnicy pomiędzy terminem pierwotnie ustalonym, a terminem ostatecznym. Zamawiający, wyznaczając termin realizacji zamówienia nie może doprowadzić do sytuacji, w której opis przedmiotu zamówienia nie uwzględnia adekwatnego terminu spełnienia świadczenia.